효과적인 폴더 및 파일 정리 방법
이제 2009년도 3일밖에 남지 않았습니다. 이정도 타이밍이면 딱히 바쁜 업무도 없고, 다시 느긋하게 올 한해 진행했던 프로젝트 관련 문서들을 정리하곤 합니다. 과거 진행했던 산출물들을 정리하는 이유는 크게 2가지입니다. 첫째로는 과거에 진행했던 일들에서 배운 경험들을 잊지 않기 위함이고, 또 하나는 나중에 그 자료들을 쉽게 찾아볼 수 있게 하기 위함입니다.
학교다닐때야.. 그냥 과목명별로 폴더를 만들고 그 안에 대충 리포트, 숙제, 코드 등등의 서브 폴더를 만들어서 주루룩~ 파일들 넣으면 되었지만..
회사를 와서 보니.. 올 한 해 받은 메일만 4000 개가 넘어가고( 그나마 2000개 정도는 중간에 썬더버드가 날라가는 바람에.. 사라짐.;; ) 직접 만들거나 전달받은 문서 갯수는 대략 2500개가 되는군요.. .. ….
이걸 대체 어떻게 정리해야 할까요??
일반적으로 사용되는 방법들은..
1. 프로젝트 별로 폴더 관리( A프로젝트, B프로젝트 .. )
각 프로젝트별로 명확히 구분되는 자료만 있다면 아주 유용합니다. 그런데. 가령 A프로젝트에도 연관이 있고, B프로젝트에도 연관이 있는 자료라면.. 분류가 좀 애매해지는 경향이 있습니다. 그리고, 자료가 꼭 프로젝트에 속하지 않는 문서도 수두룩합니다. 각종 참고자료, 잡일(-_-), 등…
2. 시간순으로 폴더 관리( 200901, 200902, …)
매달 주기적으로 처리하는 업무들은 이런 폴더로 관리하면 꽤 편리합니다. 매달 처리하는 카드 영수증 엑셀표-_-;.. 같은거 말이죠..
3. 업무별로 폴더관리( 보고자료, 운영자료, 참고자료 … )
사실 위에 이리저리 적어놨지만.. 보통은 1~3번이 결합된 형태를 많이 사용하시더군요. 주로 프로젝트 단위로 폴더를 나누고, 서브 폴더로 업무를 적고, 안에 들어가는 파일에 생성날짜를 표시하는 방식이죠..
A 프로젝트 – 보고자료 – 20090102_보고자료.doc
- 20090103_부장님 프리젠테이션.ppt
- 운영자료 – 20090405_계약 품의서.doc
같은 식으로 말이죠..
그런데, 저렇게 폴더&파일 관리해보시면 아시겠지만.. 정말 손이 많이 갑니다 …부지런하고, 똑부러지는 성격의 분이라면 모를까.. 저처럼 느긋한 사람들은 도저히 저렇게 관리 못합니다..
왠만한 파일들은 죄다 내문서 폴더 아니면 바탕화면에 쌓여있기 십상이구요..-_-;;..이 문서가 참고자료인지 운영자료인지 구분도 안되고… 그러다가 울며겨자먹기로 4번의 형태로 넘어갑니다.
4. 그냥 대충 다 몰아넣고, 검색으로 찾기
검색 프로그램 좋은거 많잖아요?^^ .. 구글 데스크탑이나 MS 데스크톱 검색을 설치해놓고.. 그냥 검색으로 찾는다..
하지만 여기도 문제가 있는게.. 보통 과거의 자료를 찾을 때는 해당 자료가 어떤 자료였는지를 대강 알고 있는 경우가 많습니다. 즉, 언제즈음 어떻게 작성된 자료였는지를 기억하고 있다는 말이죠.. 그걸 검색으로 찾으려고 하면.. 이게 또 잘 찾아지질 않습니다 -_-;;
차라리 업무명 등의 폴더 구조로 짝짝~ 정리되어 있다면 주루룩 찾아내려갈 것 같은데 말이죠..;;;;
5. TAG 로 관리
혹은 TaggedFrog( http://lunarfrog.com/ ) 같은 프로그램을 사용해서 Tag 로 관리하는 경우도 있겠습니다만.. 제 경우에는.. 파일이 많아서 그런지.. 이 프로그램이 죽어버리더군요 ..ㅜㅜ..
여러분들은 폴더 및 파일 관리 어떻게 하시나요?
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