직장용 문서에서 가장 중요한 건 무엇일까요?

입사 후 여러 번 들었던 많은 Writing 강의에서  5W1H(Who, When, Where, What, Why, How)가 문서에 들어가야 하고, 논리적 전개가 맞아야 하고, 단순명료해야 하며 상세 데이터는 첨부로 들어가 있어야 한다라고들 합니다.

하지만 제 관점에서 위 말은 맞기는 하지만, 저것만 있다고 좋은 소리를 듣기는 쉽지 않습니다. 

 

모든 글은 독자를 고려하며 작성되어야 합니다. 마찬가지로 회사에서 작성되는 문서 또한 그 문서를 보게 될 사람을 위해서 작성되어야 합니다. 사람마다 다르겠지만 제 경우는 보통 윗선에 보고하기 위한 용도의 문서 작성이 많았습니다. 물론 그 문서는 나중에 다른 사람이 이 일을 파악하기 위한 참고용으로도 쓰이겠지만..그건 윗사람이 이 문서를 승인해주고 난 이후에나 있을 일이기 때문에.. 우선적으로 윗사람을 통과하는 게 관건입니다. 

그 경우 제가 생각하기에 가장 중요한 것은 그 부서에서 사용하는 단어를 사용해야 한다는 겁니다.
 
같은 단어인데, 회사나 부서마다 다르게 사용하는 경우가 허다합니다.
예를 들어 "아키텍처(Architecture)"라는 단어는 어딘가에서는 S/W 구조로 이해하고, 또 어딘가에서는 그 일을 진행하기 위한 조직구조라는 의미로 사용하고, 또 어딘가에서는 문서 전체의 흐름이라는 의미로 사용하기도 합니다 -_-;

때문에 처음 입사해서 문서 작성을 하게 되면 그 부서에서 사용하는 단어들이 어떤 것들이 있는지 잘 파악해야 합니다. 소위 단어 수집을 해야 한다는 의미입니다. 기존에 작성된 문서들을 살펴봐도 되고, 특히 회의록을 살펴보면 많은 도움이 됩니다. 윗사람들이 주로 사용하는 단어가 어떤 것들이고 어떤 의미로 사용되는지 .. 회의록을 잘 살펴보면 드러납니다 ^^

생경한 단어들로 이루어진 문서와 익숙하게 사용하던 단어들로 이루어진 문서.. 당연히 후자가 눈에 잘 들어오고 더 잘 작성된 문서처럼 느껴지게 됩니다.

 또 하나 유의할 점은 단어 수집을 하면서 동시에 금지 단어도 수집해야 한다는 겁니다. 이건 특히나 상사에 따라 많은 차이가 생기는 부분인데, 특정 단어가 들어가면 문서 전체의 신빙성을 의심하는 경우가 종종 있습니다. 예를 들어 '내재화', '고도화'. '프레임워크 구축' 따위의 단어를 보면 경기를 일으키는 분이 있습니다. 저런 말이 들어가면 보고서 전체 내용의 상당수가 허위일꺼다라고 생각하는 거죠. 기껏 열심히 자료 작성했는데, 특정 키워드 1~2 개 때문에 제대로 발표도 못 하고 추궁만 당하는 경우도 꽤 봤습니다. 

물론 입사 초기에 윗사람들이 단어를 이상한 의미로 사용하고 있으면 그냥 무시하고 자기가 아는 의미대로 사용해서 문서를 작성하는 경우가 많습니다. 왜냐면 그게 정답처럼 느껴지니까요. 하지만 직장 문서에서 정답이란 윗사람이 만족하는 문서가 정답이라는 사실을 명심하시는게 좋습니다 ^^ .. 
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