직장에서 작성하는 문서의 대부분은 상사를 위한 문서입니다.
혼자 정리해두기 위한 문서도 있겠지만, 그 문서까지도 잠재적으로는 상사가 어떤 정보를 찾을 때 좀 가공해서 제출하기 위한 용도입니다.

즉, 직장에서 작성하는 문서의 메인 독자는 상사라는 말입니다.

상사에 따라 다르겠지만, 상사를 만족시키기란 결코 쉽지 않습니다. 거의 삐져있는 여자친구를 만족시키는 것과 유사한 난이도죠 :)
이때 사용할 수 있는 작은 팁인데, 상사가 문서 작성시 주로 사용하는 관용 구문을 외워두면 좋습니다. 요 앞번 글에서 조직에서 사용하는 단어의 의미를 정확히 알아두라고 했는데, 그것과 유사하게 관용 구문도 조직이나 상사마다 다르게 사용합니다.

예를 들자면..회의록 작성시 어떤 안건에 대해 격론이 벌어지고, 그 안건을 추후에 다시 보기로 했다면..
회의록에 여러가지 형태로 쓰일 수 있습니다.

- ~~에 대해 추후 다시 살펴보기로함. ~~에 대한 추진 방안 미정. ~~에 대해 혼선 있음, 등등..


그런데, 만약.. 상사가 "~~에 대해 추후 검토하기로 함." 이라는 문구를 다른 문서에서 종종 사용하는 걸 봤다면 저 문구로 작성해 주는게 좋습니다.

 그러면 상사가 다시 그 문서를 들여다 봤을 때 해당 문장이 어떤 의미인지 바로 인식할 수 있습니다.

~~에 대한 추진 방안 미정. 이라고 적어두면 그 문서를 읽은 상사는 갸웃 거리면서 이렇게 말할겁니다.
"응? 이거 추후에 다시 검토하기로 한거아닌가?"


......-0-;;


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연재 2회만에 글쓰기는 안적고 쉬어가기 코너입니다 ㅎㅎ..

바로 사내 메일 발송입니다.

 

학교에서 갓 입사한 직장인들이 가장 실수하는 부분이기도 하고,
어쩌면 몇몇 부분은 실수가 아니라 나이든 아저씨들의 고리타분한 문화일지도 모르겠습니다만...
좋은게 좋은거라고 흠결없는 메일을 발송하는게 서로에게 좋겠죠?

딱히 시간이 오래 걸리지도 않고, 조금만 신경쓰면 되는 부분이니 말이죠.
(물론 아래 내용들에 앞서서 메일의 내용 자체가 명확해야 하는건 기본사항입니다. )

1.  메일의 수신인은 해당 일을 처리해야 하는 사람으로 지정해야 합니다. 
해당 메일 내용을 그냥 참고만 해야 하는 사람들은 말 그대로 참고로 지정합니다.
부서에 따라 메일 본문에 아래와 같은 내용을 명시해서 넣기도 합니다.

수신 : ~~~ 부장, ~~과장, ~~~대리
발신 : ~~ 대리

혹은 수신처가 너무 많다면.. 생략하고

수신 : 수신처
발신 : ~~ 대리

이는 반대로 어떤 메일이 왔는데, 자기가 수신인으로 되어 있다면 처리해야 한다는 의미기도 합니다.
만약 메일에 자신이 수신인으로 들어있는데, 자기 업무가 아닌것으로 판단된다면 적절한 사람에게 설명과 함께 빨리 포워딩 해주는게 서로의 업무 Loss 를 줄여줄 수 있습니다.( 이때 재전송되는 메일에 참조자로 최초 메일 발신자를 넣어주어야 합니다. )

2. 첨부 파일이 여러개 있을 경우 파일 목록을 본문에 명시해주는게 좋습니다.
첨부 파일이 3~4개 이상 되는 경우라면 메일 본문 하단에 첨부 파일 목록을 명시해주는게 좋습니다.
※ 첨부1. ~~~ 현황
    첨부2. ~~~~ 양식

하는 식으로 말이죠.

3. 첨부 파일이 있을 경우 해당 파일의 내용을 본문에 요약 정리해주면 좋습니다.
예를들어 회의록 같은 파일을 전송한다고 하면 해당 회의의 일시, 참석자, 주제, 결론 요약 정도는 본문에 적어주는게 좋습니다. 그리고 본문 제일 하단에 "※ 상세 내용은 첨부 파일을 참조 바랍니다." 정도의 문구를 적어주죠.

메일 본문에 첨부파일 내용을 적어주는 것은 읽는 사람의 시간을 절약해주는 효과도 있고, 최근 불기 시작한 모바일 오피스를 사용 하는 사람들이라면 더욱 유용하게 내용 파악이 가능합니다. ( 모바일에서 첨부파일 열어서 보는건.... .. 고역이죠.. )

4. 수신자를 직급별로 정렬해서 적어주는게 좋습니다.
처음 입사했을 때.. 그냥 랜덤하게 수신자를 주루룩~ 적어서 메일 보냈더니.. 누군가 조심스레 알려주더군요. 직급순으로 정렬해서 수신자를 지정하라구요. 처음엔 그게 무슨 ㅄ 짓인가 했는데..-_-;;.. 몇년 있다보니 의외로 거기에 신경 쓰는 분들이 많습니다. 상급자를 수신인 목록에서 아래에 두는걸 큰 실례라고 생각하는 경우도 꽤 많으니 신경서서 정렬해주는게 좋습니다 ^^

5. 끝으로 응답 없는 메일에 대한 팁.
가끔.. 메일을 보내도 아무 응답이 없는 경우가 종종 있습니다. 정말 바빠서 그러는건지 귀찮아서 그러는건지.. ... 정 하다하다 안되면.. 그냥 본인의 상급자와 메일 수신자의 상급자를 참조로 넣고 메일 던져버리세요. 지금까지 경험으로는 가장 빠르게 일을 처리할 수 있는 방법이더군요. 단, 적정 수준의 상급자를 지정해야지...고위 임원 레벨을 참조로 넣으면.. 문제가 발생할 수 있습니다 ^^; 

..... 근데 뭐.. 요즘은 긴급한 업무들이 많아서 메일 보내고 답장 기다리느라 하세월 하느니 걍 전화해서 업무 처리하곤 합니다. .... 메일로 업무 처리하던 시절이 좋은 때였구나 하곤 합니다 ㅋ
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